项目管理的灵魂在于沟通。据统计，项目经理大约75%到90%的时间都用于沟通。通过会议，项目组成员可以高效沟通，快速达成共识，及时了解项目进展和问题。
先看看华为总结的会议中常犯的四大错误：
错误一、会而不议
会议没有明确的目标，为了开会而开会，没有议题泛泛而谈，没有开好会议的头。
错误二、议而不决
会议中大家没有或者无法达成共识，无法形成结论，没有决策。相当于这个会议白开了，还引起大家的不满。
错误三、决而不行
会议开完后，有决策就要付出行动，对照会议纪要中的任务列表，逐一落实和关闭，定期审视状态。
错误四、行而不果
有了任务并付出了行动，但是没有结果，悬而未决肯定也不行。搞不定的问题就要及时通报和升级，及时求助，不要藏着掖着，贻误战机。
首先需要确定好议题，并与客户的项目经理达成一致意见。
针对这些议题，我们要准备相关的会议材料。材料准备好之后，华为通常会在项目组内部进行两次评审，邀请关键干系人参加，进行红蓝军演练。这意味着当我们提出某个问题或事项时，应该预先考虑客户可能会提出的问题以及相应的回答策略，明确谁来负责解答。
完成会议材料后，再与客户项目经理沟通，并提前发送给所有参会者审视，确保他们熟悉材料内容并与关键干系人信息同步。
同时，要提前明确会议的日程安排并发出会议通知。一般来说，在项目启动会上，大家就已经确定了周例会的具体时间点，并将其固定在日历中。即使将来有其他会议冲突，与会人员也可以根据紧急程度和重要性决定优先级。
其次，在会议期间，我们要明确会议流程，把握好会议节奏。在开会之前就要定好基调，营造适当的氛围。有时我们发现客户在会议开始前已经对我们提出了很多批评和改进建议，这表明客户已在内部做了充分准备。如果我们没有做好准备，很容易陷入被动局面。因此，控制会议节奏、设定良好的基调尤为重要。
此外，始终瞄准会议目标，避免偏离主题，浪费时间。会议过程中还需要形成详细的会议纪要，明确责任人和时间节点。一般在会议快结束时，应对会议纪要的内容进行确认，以避免误解和歧义。
最后，会议纪要需要双方审核，正式发布并归档。通常我们会加上一句话：“如对会议纪要内容有异议，请于24小时内反馈”，以防止后续出现争议。
对于任务列表，必须跟踪闭环，最好能够在IT系统中记录负责人和计划。除非离职，否则这个问题应一直跟踪直到解决。如果岗位职责发生变化，则需将问题移交给相关责任人。
