打造团队这门课程分为三个部分,分别是建立项目团队、获取项目资源和发展团队。现在我们开始学习建立项目团队的内容。
在今天的课程里面,我们要熟悉团队的定义和特点,掌握组织结构设计原则、团队组建步骤以及方法。
那到底什么是团队呢?我们首先来看一下团队的定义。在团队的定义里面我们要注意几个关键词:首先它包含一定数量的成员,具有互补的技能,对一个共同目的、绩效目标及方法做出承诺,并且彼此负责。
团队所具有的五大特点:首先是有共同的目标,然后大家有互补的技能。通过分工和合作,在一定的规则的约束下,实现对彼此的承诺,并且彼此负责。通过左边的这两张图,大家能够进一步加深对于团队定义的理解。
大家都有坐公交车的这种体验,正常去坐公交车,从你的起始地到你的目的地,如果中途没有发生任何意外情况,那么车里面虽然有很多人,过程中不停地上上下下,但是这些人凑到一个车厢里只能叫做一群人,他们跟团队有着显著的区别。如果一旦这个车发生了一定的故障,需要大家共同来解决这个故障的时候,我们通过第二张图就可以发现,大家自发地就组成了一个临时的团队。
这个临时的团队区别于一群人,大家就会发现有一些显著的特点。首先大家目标非常一致,就是要把这辆车解救出困境。然后大家自发地基于自身的能力和特点就进行了分工,有的人可能负责调度指挥,有的人可能负责出力帮忙扶正车辆,有的人可能负责解救人员等等。这个时候就需要大家通过各自技能的互补,并且通过相互的协作,将最终摆脱困境这个共同目标下的一些相关任务各自承担起来。承担起来之后还要在共同的指挥要求下,遵守相应的规则来一起行动,比如指挥喊号子,大家就要跟着号子的节奏来处理,才能最终保证目标得到实现。在过程当中大家是自发地、相互信任的,并且相互做出了承诺。只有这样像一个团队一样去共同努力,才能够最终让我们走出困境。通过这个例子,我们就能更好地理解团队区别于一群人的特点。
当我们对团队的定义理解清楚之后,我们就要考虑如何在我们的项目这种场景里面去把一个团队搭建好,从而带来一加一大于二的效果,让项目团队这群人能够产生更大的能量,协助我们的项目目标达成。接下来我们就进入建立团队的关键步骤。首先就是要设计一个合理的组织架构,其次就是定义关键的角色和职责,最后要通过正式的任命进行发布。
建立项目团队有三个步骤,包括设计组织结构、定义关键角色和职责以及项目任命。那么如何设计组织结构呢?首先我们要了解OBS这个工具。OBS就是组织结构分解,它是基于我们项目需求识别人力资源,按照工作分工与类别来进行层级的设计,最终就是要显示各个不同层级的工作包的负责人,将来自各个相关部门或单位的项目成员与工作包分层次、有条理地连接起来,以便于项目管理过程高效地运作。
组织结构的设计要保证高效运作,我们需要把握五个大的原则。
第一个原则我们叫任务分解原则。
我们讲组织结构设计的输入是我们的项目范围。基于我们要完成的项目交付件以及相关的项目工作,我们来设计组织结构。组织结构及其职责就要求覆盖所有相关的工作。
第二个原则就是分工协作原则。
在覆盖所有工作的前提下,大家要有明确的分工,而且角色的职责一定不能重叠,一旦重叠就会发生扯皮和相互推诿,甚至大家都不管的状态。
第三个要满足的原则是管理明确原则。
就是组织架构设计完之后,一定要展示清晰的汇报关系和管理关系。
第四个原则我们叫目标导向原则。
一旦明确下来的架构里面的各个相关职能模块的负责人,他们的绩效目标要能够有效地承接我们整个项目的目标,而且要能够指定明确的项目指标。
最后第五大原则,我们叫集中与分权的原则。
确保各个领域的技术专家和管理专家能够高效协同。既能在各自负责的领域里面扮演好自己的专家角色,行使好专家权利;同时在整个项目一些关键事务上,比如说目标、策略、计划、预算等等关键事情上,又能够集中进行决策并遵照执行。大家既有分工又有协作,该每个专家自主发挥权力的时候,各位专家都能独立行使好权利;同时项目需要进行集中决策的时候,又能够做好共同决策。
接下来我们看一个华为实践的案例。在华为交付类项目的组织结构中,通常分成了三个层级。首先最下面我们叫做执行层,它对应于我们整个项目的范围。比如说项目范围,如果涉及到站点获取,我们需要站点获取团队;涉及到项目设计,我们要设计团队;涉及到土建施工,我们要土建实施团队。其次中间这个层级我们叫管理层,包含有我们项目交付的八大员,是管理的中坚力量。最后最上面这个层级我们叫做治理层,包含有指导委员会、项目赞助人,也就是我们常说的帮手和项目经理。
通过这三个层级的构建,基于组织结构设计的五大原则,就可以确保项目团队可以合理分工,并且高效协同。最终能够真正发挥一个团队的作用,去实现项目的目标。如果涉及到更大、更复杂的项目,那么我们在治理层下面,管理层团队中还要加设两个核心的管理团队。一个我们叫项目管理团队,一个我们叫技术管理团队。这两个团队主要是面向项目集或者复杂大型项目,协助项目经理去做好项目管理相关工作和技术管理相关工作的集成和协调。
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