一、文档管理规定
首先，我们给大家介绍一下文档管理规定。这里的文档，特指在项目组内部生成的、具有强烈项目属性的文档。因此，我们需要专门制定项目组自己的文档生成、存储、借阅、使用及销毁等方面的详细要求。当然，如果组织内部已经有通用的文档管理规定，项目组在制定时可以将其作为参考，但要注意凸显项目自身的特点，明确项目独特的文档相关要求。这些要求包括：在项目组内对文档管理角色和职责的定义、范围和目的的定义、文档分类和命名的定义、文档的范式及模板的定义、安全和保密的规定、存储和借阅的规定，以及最后的使用和销毁规定。制定这些规定时，都要注意体现项目自身的关键特性。
文档的分类和命名规则
现在，我们重点讲解一下文档的分类和命名规则，以及服务器文件夹的命名规则。我们的原则是：一定要便于存档、搜索和查询。命名规则要能体现项目所属企业、项目客户、项目组内部的不同部门，并明确管理责任人，做到统一编号、统一命名、统一模板、统一版本管理。这里给大家做一个示例，比如我们可以采取如下的文档命名规范：用两个字母代表企业名称，两个字母代表客户名称，两个数字用来唯一指定部门编号，再用三个数字作为文档编号，然后加上文档的具体名称以及版本号。这样命名后，一方面非常清晰，便于查找，另一方面也能让所有参与项目的人感受到我们的专业性。服务器文件夹的命名规范也类似，需要体现项目、部门、部门内的功能模块。各功能模块内具体的文件夹如何进行分类分级，则可以由各个功能模块的负责人根据实际需求进行设置。
二、行政管理规定
接下来是行政管理规定，这包括办公区的出入管理、平台物资的领用管理、以及车辆使用管理。办公区出入管理的重点是明确不同人员出入办公区的不同要求。
例如，员工内部也有不同的出入规定，包括管理层核心员工、普通员工，以及租赁员工、临时员工等，他们的出入要求可能存在差异。考虑到员工类别及特点的不同，并结合不同的文化和管理要求，在办公区及出入场所的管理上都要有所区别，以避免不必要的麻烦。
对于客户和合作伙伴，更需要有明确的流程来支撑，否则可能会出现一些特殊的不利事件。比如，客户自行在项目组办公区参观，可能会无意中听到一些不利于该客户的信息，导致客户不满，甚至影响合作关系。类似的信息安全相关事故，都是可以通过明确的规则和流程来避免的。另外，在项目组内要明确哪些物资可以通过平台申请，以及具体的申领流程。特别是当项目组拥有相对独立的办公和住宿空间时，可能还会涉及到一些生活用品的申请。
第三块是关于车辆的使用管理。出于安全和效率的考虑，我们要对所有项目中使用的车辆，无论是公司自行购买的、租赁的，还是员工自有的但用于办公用途的车辆，都纳入统一管理。举个简单的例子，办公区是否允许这些车辆进入，涉及到门禁、停车位、车辆安全等问题。此外，车辆还会涉及到相关的费用，如油费、过路费、保险费、维修费等，这些都要有明确的规定，让大家清楚具体要求，或者能够享受什么样的福利。
三、人员管理规定
然后是人员管理规定，这包括考勤、报销和激励三个方面。
项目组的人员类型多样，工作内容各异，因此对人员的考勤要求也不尽相同。这就需要通过考勤规定来明确：日常考勤如何进行？请假休假应遵循什么样的规则和流程？加班费如何申请，标准是什么？考勤是否与相关的激励挂钩？比如全勤奖。
费用报销也一样，不同岗位的报销权限肯定不同，因此需要明确分岗位的报销条目及限额，不同人员的报销流程，以及分级审批规定等。报销相关的开票要求以及粘贴规范也要明确，比如发票应该如何开具，哪些票据可以报销，不同发票的抬头要求可能不一样等，都要有清晰的要求。
关于激励，这一点尤为重要。大家都知道，激励是维持项目组战斗力的重要因素。因此，要让项目组内的所有人都明确，项目组针对不同类型的人员，可能有哪些激励类型，以及激励分配的总体原则和方法。这包括荣誉的评定规则、项目奖的分配规则，以及其他涉及激励的分配规则。这样，真正到了分配奖金、评定荣誉的时候，就不会产生争议，也不会因为分配不合理导致人心涣散，影响团队氛围和战斗力。在没有规则的情况下，一旦要分奖金、定荣誉，就很容易出现严重的分歧，导致无论怎么分、怎么评都不对，所有人都可能不满意，最后好事就变成了坏事。
四、作业规定
接下来我们看作业规定，这包括自行采购规定和工具使用规定。自行采购规定要明确定义哪些物品项目组可以自行采购，而不需要走公司的集中采购流程。除了采购范围，执行采购的流程以及审批原则也要非常清晰，自行采购的方式以及核销方式也要明确定义。
举个例子，我们可能会碰到一些特殊情况，比如项目组当期内的采购限额即将超支，这时该怎么办？也许很多人会想出很多灵活应对的方法，但我们要强调的是规则的重要性。一旦规则定好了，就必须遵守，不能违背。限额不够时，我们需要向上级进一步申请，而不能采取一些违规的手段。另一个规则是工具的使用规定，尤其是针对大型机械和高价值的仪器仪表、高价值的易耗品。如果项目涉及这类高风险内容，而不加以规范，就容易出现很多违规现象。一方面，员工可能因此受到处理；另一方面，这也会影响大家对于项目目标达成的专注度。
五、问题处理的规则
最后一大块是问题处理的规则。我们要对问题及其分类分级进行明确的定义。让所有成员在遇到任何问题时，都知道应该遵循什么样的流程去处理，知道如何进行管理的申请，知道如何以最低的成本、最高的效率去解决问题。
以上就是“确立项目运作规则”的全部内容。让我们来做个小结：在这一部分，我们重点讲解了管理规定的三个方面（之前讲过的三个主要规定和今天讲的三个次要规定）、两个主要的作业管理规定（自行采购规定和工具使用规定），以及问题处理的规则。
